コロナ禍でテレワークを導入している企業が以前よりも増えたからか、「連絡は電話ではなくメールでお願いします。」と希望される方が多くなったような気がします。
また、弊社でもテレワークを導入しているので、社内のやり取りは主にチャットを使い、社内・社外どちらの場面でも「話す」よりも「書く」割合が多くなりました。
相手が不在の時でも、文章を送っておけば後で確認してもらえるのでラクなのですが、機械的な冷たい印象の文章になってしまうことで、こちらの気持ちが相手にうまく伝わらなかったり、誤字・脱字や失礼な文章になっていないか念入りに確認する作業が増えるため、話す時よりもやり取りに時間がかかってしまいます。
社内で同僚や部下に間違いを指摘しなければならない時、口頭で伝える場合には表情や言い方次第で相手の気分を害さないで終えられるのに、文章だとお互いの表情が見えない分、「キツイ言い方だな」「冷たい人」「すごく怒っている」などと、ネガティブな印象を持たれてしまうかもしれません。
社内・社外でも良い人間関係を築いていくため、また仕事の効率化のためにも、文章を相手に上手に伝えられるというのはとても重要なことなのではないかと、最近、強く感じるようになりました。
そこで、中村圭著『メールで失礼な人にならない方法』という書籍を参考に、上手な文章を伝えるポイントを仕事で実践してみましたので、感じたことをお伝えしたいと思います。
実践したこと
▼その書き方、ポジティブに変換できない？～お願いは、「ポジティブ」に伝えるのが正解～
“たとえば、デザイナーにデザインの修正をお願いするときに、「文字が大きすぎると思います。修正してください。」と言うと、ネガティブです。
中村圭著『メールで失礼な人にならない方法』
「文字がもう少し小さくなると、さらに良くなると思いますが、どうでしょうか？」こんなふうに反対側から書くだけで、ポジティブな書き方に変換できます。
ネガティブな表現は相手に対してダメージを蓄積させイラっとさせます。
逆にポジティブを積み重ねれば、印象は良くなっていくのです。”
今まで相手のモチベーションを下げるような一方的なお願いをしてしまっていたかもしれないと、この文章を読んだ時にドキッとしました。
自分がデザイナーの立場で、こんなふうにお願いをされたらイラっとするかもしれませんね…
伝えたい内容は同じでも、ネガティブをポジティブに文章の書き方を変えてみると、こんなにも受け取る側の印象が変わるのかと驚きです。
このポイントを参考に、お願いする時はポジティブな文章になるように意識してみたところ、確かに、相手からも印象の良い返信が返ってくることが多くなったような気がします。
▼狙うは、一発で返せるボール～優秀な人は「連絡の回数」を少なく済ませる～
“やり取りする量を減らせれば、自分の時間が増えます。
中村圭著『メールで失礼な人にならない方法』
そして増えた時間で、評価につながる仕事をすればさらに評価が上がります。
メッセージの印象的にも、全体の生産性を上げることでも、やり取りを少なくすることは、評価を上げることにつながるのです。”
メールのやり取りが長く続いてしまっている時、「さっきのメールで聞いてくれたら1回でやり取りを終わらせられたのに…」と思うことがあります。
打ち合わせの日程がなんとか無事に決まったとしても、その日程を決めるまでのやり取りに時間がかかってしまうことで、当日に必要な資料を作成する時間が短くなってしまったり、すでに決まっていた他のスケジュールを別の日に調整したりと、いろいろと面倒なことが発生します。
私は、打ち合わせの日程を決めるメールの際には、あらかじめこちらから候補日をいくつかあげたり、逆に都合の悪い日程を書いておくなど、できる限り1回でやり取りを済ませられるように文章を書くようにしました。
今までは、「あっ、またこの人からメールが来ている。さっき返信したばかりなのに、今度はなんだろう…」とモヤモヤすることがありましたが、連絡の回数を減らすよう文章に工夫することで、メールの受信を気にすることなく、仕事に集中できるようになったと思います。
他に実践してみたこと…
▼会話文で感情をリアルに～自分で言わずに、「第三者」に言ってもらおう～
▼相手の感情に、返信する～「相手の感情ワード」をスルーしてはいけない！～
▼単語の二重人格に、ご注意を～よくわからない「小難しい単語」を使ってはいけない～
▼読みたいかは、見た目で決まる～返事がもらえないのは、「文章が長すぎる」から～
みなさんも、「あ～、これ自分もやってしまっていたなぁ。」と思い当たるものがあるかもしれません…
気になる方はチェックしてみてください。
さいごに
今回いろいろ実践してみましたが、相手に文章を上手に伝えられるようになると、お互いが気持ちよく仕事ができますし、自分の時間も確保できるようになるので、仕事の効率も上がると実感しました。
しかし、やはり文章を書くというのは難しいですね…
上手な文章を書くのにアレコレ考え過ぎて、まだまだ時間がかかってしまう部分はありますが、「スマートなやり取りができる人」と周りから評価してもらえる、そんな文章を書ける人間になっていけたら良いなと思います！
