今期よりプライバシーマークの担当となり、社員への情報セキュリティ動画学習やホームページの修正、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）審査立ち会いなどを行っておりました。

その一環として、『個人情報の取得から廃棄までのフロー図作成』の依頼がありました。
なんとなくフロー図は知っていたものの、これまで作成したことがなかったため、どのように作ればいいのか？何から始めればいいのか？がわからず、悩んでしまいました。

今回は私が初めて作成したフロー図について、記事にしてみました。
同じ状況の方に役立てれば嬉しく思います。

最初の一歩

まずはネットや本でフロー図について、調べてみました。
いろいろな方法がありましたが、最初にするべきことは以下の３つだと思います。

①目的の明確化
まず最初に、フロー図を作成する目的をはっきりさせます。
どのプロセスや手順を表現するのかを明確にし、フロー図が伝えるべき情報を明確に把握します。

②使用するツールの選択
フロー図を描くためにどのツールを使うかを検討します。
将来的な利用や全ての関係者が使いやすいツールを選ぶことが重要です。
選択したツールに慣れることで、スムーズに作成できます。

③シンボルマークの決定
フロー図にはさまざまなシンボルがありますが、直感的に理解しやすいシンボルマークを選びます。
これにより、誰もが迅速にフロー図を理解できるようになります。

今回の依頼業務にあてはめると、以下となります。

①目的の明確化
⇒個人情報の取得から廃棄までのフロー図作成（依頼内容）

②使用するツールの選択
⇒Excelを使用（一番社員の使用頻度が高い）

③シンボルマークの決定
⇒Excelにある記号（Excelの挿入＞図形で選べる記号）

実践

最初に、全体の流れをざっくりとした下書きを紙に書きます。
これにより、プロセスの大まかな構造が見え、作業の方針を確立しやすくなります。
紙の下書きができたら、それを元にしてExcelなどのツールを使ってフロー図を描きます。

フロー図を描く際には、各要素や矢印の配置に注意し、表示バランスを確認します。
わかりやすく整えることで、他の人が理解しやすくなります。

Excelなどのデジタルツールを使用することで、柔軟に編集が可能です。
変更がある場合やフィードバックを受けた際に素早く修正できます。

フロー図のメリット・デメリット

メリット

可視化と理解の促進
フロー図はプロセスや手順を視覚的に表現するため、複雑な情報や関係を一目で理解しやすくします。

効率向上
フロー図を使用することで、業務プロセスや手順の効率的なフローが可視化され、改善の機会が見つけやすくなります。

コミュニケーションの改善
チームメンバーや関係者が同じプロセスや手順について議論する際、フロー図は明確なコミュニケーションツールとなります。

問題解決のサポート
フロー図によって、業務プロセス内の問題や課題を特定しやすくなり、効果的な問題解決が行えます。

デメリット

過度な単純化
複雑なプロセスや関係を単純化しすぎる可能性があり、実際の業務状況を正確に反映できないことがあります。

更新の難しさ
フロー図が変更されると、それに合わせて手動で修正する必要があり、大規模な変更がある場合には更新が煩雑になることがあります。

作成に時間がかかる
複雑なプロセスや手順を正確に表現するには、フロー図の作成に時間と労力がかかることがあります。

コミュニケーションの混乱
フロー図の読み方や解釈が一貫していない場合、逆にコミュニケーションの混乱を招く可能性があります。

まとめ

フロー図を初めて描くなら、まずは目的の明確化・使用するツールの選択・シンボルマークの決定の３つから始めると進めやすいです。
また、最初は紙に下書きしてから、修正と確認を行い、最後に使用するツールで描いた方が良いです。

フロー図はテキストだけのマニュアルよりも、直感的に理解しやすく、業務の内容が可視化され、業務の流れがわかりやすいと思いました。
ただ、フロー図作成には時間が掛かるので、実践を繰り返して経験値を積む必要がありそうです。
引き続きフロー図作成の修業に励みたいと思います！