本日のブログは、仕事の生産性を上げよう！ と思い立って、まずは「がんばるタイム」の導入を検討した、ということと、その中で出会った「ポモドーロ・テクニック」というものを個人的に試してみました、というお話です。
やりたいことはたくさんあるのに、なかなかすべてをこなすのは難しいなぁ、と感じる今日この頃でございます。
今月、仕事の生産性をいかにすれば上げることができるか、ということを、いろいろと考えておりました。
昨今では、ひとりで仕事をするのではなく、周りとコミュニケーションを取りながら仕事を進めることが多い傾向にあります。
ティール組織なんて考えだすと、なおさら他者とのかかわりが大切になってきます。
考えようによっては、そのコミュニケーション時間が仕事への集中を阻害しているのかもしれません。
たとえば、職場でのミーティングが随時発生するために、まとまって集中する時間を生み出しにくくなっていたり。
また、常にチャットでメッセージが送られてくること、そして、即座に返信しなくてはいけないと思い込んでいることが、集中を阻害する原因になっていたりしませんでしょうか。
ミーティングや、チャットでのやり取りを行わない時間を決めたりすれば、もっと仕事に集中して、生産性を上げることができるのかも。。。
自分の作業に集中する時間を作る、ということで思い出したのは、女性下着メーカーのトリンプがおこなっていると有名になった「がんばるタイム」です。
改めて調べてみると、この「がんばるタイム」は、2008年ごろ、当時のトリンプ日本法人の社長・吉越浩一郎氏が考案したもの。
しばしばマスコミに取り上げられるトリンプ随一のユニークな制度。毎日2時間(12時30分～14時30分)、コピー・電話・立ち歩き禁止。部下への指示や上司への確認も禁止。自分の仕事だけに集中するための貴重な時間です。「天使のブラ」もこの時間に生まれました。スケジュールどおりに動ける。自分の仕事に集中できると、社内でも好評です。
出典: トリンプ 職場環境
https://www.triumph.com/jp/ja/cw_activity_shokuba.html
このトリンプでの試みを参考に「がんばるタイム」を導入している会社も多数あるようで、
- 集中でき、効率よく仕事をこなせる
- 効率と生産性が上がる
- 残業時間の短縮
- 仕事のスケジュールを立てやすくなる
などといったメリットがあげられておりました。積極的に取り入れることで効果が見込めそうです。
しかしながら、もう少しいろいろと調べてみると、「がんばるタイム」を職場で導入したけれど、やめましたというものも、ちらほら見受けられました。
「がんばるタイム」のデメリットとしては、
- 取引先に理解されにくい場合があり、トラブルになりやすい
- 新しいメンバーが入ってきた場合に対応が難しい
- 繁忙期には実行しにくい
- 「がんばるタイム」以外の時間に気が緩んで集中力が落ちる場合がある
確かに、取引先から常に電話がある職場であったり、また、新しいメンバーへのＯＪＴを行っている最中などにはなかなか導入が難しいのかもしれません。
変則的に、「がんばるタイム」を社員ごとにずらして取得するようにして、このデメリットを回避している会社もあるようです。
そうして調べていくと、その「がんばるタイム」とは別のキーワードにたどり着きました。
「がんばるタイム」よりも、個々が「ポモドーロ・テクニック」などを使うようにしたほうが有用、などなど。
「ポモドーロ・テクニック」とは、いったい？
調べてみますと、
「ポモドーロ・テクニック」とは、時間管理術のひとつ。1980年代にイタリア人のフランチェスコ・シリロによって考案された。
出典: フリー百科事典『ウィキペディア（Wikipedia）』
このテクニックではタイマーを使用し、一般的には25分の作業と短い休息で作業時間と休息時間を分割する。1セットを「ポモドーロ」と呼ぶ。これは、イタリア語で「トマト」を意味する言葉で、シリロが大学生時代にトマト型のキッチンタイマーを使用していたことにちなむ。
なるほど、なるほど。
確かに、「がんばるタイム」は取引先への周知や、職場を巻き込んで実施するなど、周りとの調整が必要です。
一方、「ポモドーロ・テクニック」は個人の作業の行い方ですので、人に迷惑をかけることもなく、容易に試してみることができそうです。
果たして、本当に効果があるのでしょうか？
ということで、この「ポモドーロ・テクニック」を、ここ数週間、機会あるごとに試してみておりました。
個人的には何かタスクをこなす際に、集中力はある方だと思っていたのですが、実際にやってみると思いのほか、たくさんの気づきがありました。
そして効果も実感しました。
たとえば、あるタスクをこなしている最中に、通知が来ているわけでもないのにSlackをチェックしていたり、意味もなくメールをチェックをしていたり、トイレに行きたくなったり。
それが、これから25分は作業時間（ポモドーロ）と決めると、その間に集中して結構タスクを進められます。
チャットのチェックは休憩の時でいいやと思うと気も散らず、5分間の休憩もいい息抜きになり、次の25分にまた集中できます。
25分のポモドーロを2回～4回程度を繰り返した後は、15分程度の休憩を入れるのが良いようです。
もちろんこのポモドーロ中に、飛び込みで何かが入ってきて中断せざるを得ないこともあるでしょう。
その場合はそのポモドーロは終了とみなし、はじめから新しいポモドーロを開始する。というのがお作法のようなので、あまり厳密に守らなくてもいいところもお気軽です。
行うタスクによって、向き不向きがありますが、事務作業や単純作業などは特に向いていると実感しました。
テレワークが盛んな今日この頃では、ひとりで仕事をしていると、ついつい休憩を取らずに仕事をし続けてしまう方もいらっしゃるかもしれません。
25分ごとに強制的に休憩が入るというのも、メリハリがついて、その点からも有用であると実感しました。
プログラミングなどの作業を行っている際などは、25分では時間が短い気もしますので、45分程度に変更して実施でも良いでしょう。
さて、このテクニックを実践しようとすると、適したタイマー・アプリはないのかなと皆さん思うところかもしれません。
iPhone用、Android用にそれぞれ「ポモドーロ・テクニック」用のアプリがあるようです。
私は、普段iPhoneを利用しているので、「フォーカス・タイマー」「がんばりタイム」といったアプリをインストールしてみました。
問題なく使えてはいるのですが、欲しい機能も思いついたりするので、この「ポモドーロ・テクニック」用の自分好みのアプリを作ってみようかなとも思っているところです。
余談ですが、私がこの「ポモドーロ・テクニック」を試しているのを見た小学生の娘が、真似をしだして、時間で区切って勉強をし始めました。
いままではダラダラと勉強してましたが、急に集中して勉強できるようになってきたようです。
テレワークで、家族と近いところで仕事をしているというのもありますが、何となく、ちょっとほっこりしました。
